Chers collaborateurs,

Vous avez franchi avec succès, avec votre groupe, les deux premières étapes du concours, celle de l'inscription et celle du jumelage. Mais tout n'est pas joué pour votre équipe, loin de là. Votre implication et votre soutien constituent des atouts indispensables dans le succès de l'aventure qui se poursuit.

Ce concours, vous ne l'ignorez sans doute pas, repose en grande partie sur l'utilisation du courrier électronique. Or, l'utilisation du courrier électronique peut constituer une des embûches majeures au succès de votre groupe. Vos élèves sont jeunes, ils sont généralement impulsifs, pas toujours réfléchis, parfois frondeurs et surtout, ils n'ont probablement pas beaucoup d'expérience de ce genre de moyen de communication et de diffusion. Ils ont donc un grand besoin d'encadrement. C'est la raison pour laquelle nous les obligeons à avoir un tuteur ou une tutrice pour les guider, pour les superviser, pour les motiver.

Vous n'êtes peut-être pas vous même un expert en informatique, mais vous trouverez à l'adresse suivante, des renseignements susceptibles de vous aider à vous acquitter de cette responsabilité : Le courrier électronique, un outil efficace si.... Vous en retirerez sûrement un grand profit personnel et des outils pour aider vos protégés dans votre tâche de tuteur. Vous pouvez aussi, bien sûr, en cas de besoin, faire appel aux techniciens ou informaticiens de votre établissement.

En s'inscrivant à ce type de concours, il est obligatoire de se donner comme règle d'or, tant chez les élèves que chez les tuteurs, de consulter quotidiennement, voire même plus d'une fois par jour, son courrier électronique. C'est une habitude qu'il faut maintenir pour toute la durée du concours. On ne le répétera pas assez, c'est ce qui va permettre à votre équipe d'avoir du succès et de se rendre jusqu'au bout de l'aventure. Déjà, nous commençons à recevoir des messages de groupes qui se plaignent de ne pas recevoir de réponses à des messages qu'ils ont envoyés, parfois depuis plus de deux semaines, à leurs partenaires d'outre-mer. L'expérience des 10 dernières années a démontré clairement que la principale cause d'abandon ou de démotivation est l'absence de communication, ou plutôt le retard à répondre aux messages des partenaires, et ce, particulièrement pendant la période de planification du travail, pendant les congés scolaires et à l'approche des dates limites pour chaque opération majeure du concours (inscription, jumelage, demande d'hébergement, dépôt final du site sur le serveur).

Nul n'est besoin de vous rappeler, également, que l'utilisation du courrier électronique implique des règles strictes que vos élèves ne devront pas négliger. Pour mieux les guider, je vous inviterais à consulter le signet suivant qui traite, entre autres, de la nétiquette (règles de bienséance pour les communications électroniques). Voir signet Droits et devoirs reliés à l'utilisation d'Internet. Vous pourriez aussi avantageusement faire une copie du document joint (La Nétiquette.doc) et le distribuer à vos élèves participants. Un échange à ce sujet avec vos élèves serait sans doute approprié.

Le rôle du tuteur est, encore là, essentiel. Les tuteurs devraient exiger de recevoir des copies de tous les messages échangés entre les partenaires. Des rencontres hebdomadaires ou bihebdomadaires devraient être programmées entre élèves et tuteurs pour faire le point sur l'état de la participation et des échanges. Les tuteurs devraient également entretenir des contacts assidus avec leur tuteur partenaire d'outre-Atlantique. Consultez les carnets de bord des lauréats des années précédentes et vous constaterez l'importance d'un bon encadrement de la part du tuteur. S'il faut certes viser le développement de l'autonomie des élèves, il faut aussi se rappeler que ces élèves sont des ados et qu'ils ont besoin de se sentir appuyés, encadrés, motivés.

Il n'est pas normal qu'un tuteur qui a accepté de superviser un groupe ne consulte sa boîte aux lettres qu'une fois par quinzaine. Certains tuteurs n'ont d'ailleurs jamais répondu aux courriels que nous leur avons envoyés à titre personnel. Il en va de même, dans certains cas, pour les messages envoyés par le tuteur partenaire. C'est à se demander s'ils sont au courant qu'ils ont un groupe inscrit sous leur supervision dans ce concours. Nous ne serions donc pas surpris de voir bientôt ces groupes abandonner leurs partenaires d'outre-Atlantique auprès desquels ils s'étaient pourtant engagés à aller jusqu'au bout. J'invite à nouveau tous les tuteurs à lire (ou relire au besoin) la page Tuteur et animateur de l'équipe. Vous y trouverez toute l'information sur votre rôle au sein de votre équipe. Je vous rappelle que la récompense ultime, le voyage en France ou au Québec, c'est aussi pour vous et que, pour la mériter, vous avez donc une partie du travail, et non la moindre, à accomplir.

Ainsi, mieux outillés, vous serez un atout précieux pour votre équipe tout au long des opérations du concours et, particulièrement, dans l'opération « réalisation du travail » qui est en cours.

Pour vous aider à superviser le cheminement du travail de votre équipe, vous pouvez consulter la page Guide de réalisation en 16 étapes vers la réussite. À ce stade-ci, toutes les équipes devraient au moins être rendues à l'étape 8. Si ce n'est pas le cas, votre équipe est en retard sur l'échéancier normal. Il serait alors grand temps de resserrer votre leadership. Vous pouvez aussi consulter les pages assignées du site de l'Association France-Québec où vous trouverez de nombreuses autres pistes pour vous aider.

N'hésitez pas à communiquer avec nous, si vous éprouvez des difficultés particulières. Nous pouvons vous assurer d'une réponse rapide et d'un support soutenu tout au long de votre cheminement.

Bon travail et bonne chance.