Le courrier électronique, un outil efficace si...

Si on l'utilise convenablement, le courrier électronique est un moyen efficace, rapide et économique pour échanger avec vos coéquipiers ou pour adresser des demandes d'informations à des spécialistes. 

Voici quelques conseils :

  • Utilisez des adresses qui contiennent le nom de l'utilisateur.  Évitez les adresses de type   « institutionnel » (école, commission scolaire, lycée, collège, académie).  Ces adresses sont souvent inaccessibles lors des congés scolaires et elles sont souvent protégées par des filtres antipourriel.  

  • Avant de transmettre votre adresse électronique, vérifiez-en d'abord le fonctionnement.  La meilleure façon de faire est de vous envoyer un message à vous-même en utilisant cette adresse. Si le message ne se rend pas jusqu'à vous, c'est qu'il y a un problème. Ou l'adresse n'a pas été activée par le serveur ou il y a une erreur de transcription dans le libellé de l'adresse. Une inversion, un accent, un simple point oublié ou mal placé peuvent créer bien des problèmes de communication et des pertes de temps considérables.

  • Visitez votre boîte aux lettres fréquemment, voire quotidiennement; quelqu'un attend peut-être une réponse.  Si vous téléchargez de la musique ou des photos, en utilisant cette adresse, votre boîte aux lettres sera vite remplie et les messages ne pourront plus y être livrés (boîte aux lettres pleine ou « mailbox unavailable »).  

  • N'utilisez les adresses fournies pour le concours qu'aux fins spécifiques du concours de façon à éviter de surcharger votre boîte aux lettres (voir point précédent) et aussi réduire les risques de contamination par des virus et le repérage par les filtres antipourriel.

  • Vérifiez occasionnellement la fonctionnalité de votre adresse électronique. Il arrive parfois que les adresses soient désactivées par les fournisseurs d'accès gratuit (Hotmail, Yahoo, Laposte, etc.) à l'insu de l'utilisateur (particulièrement lorsqu'elles n'ont pas été utilisées depuis 30 jours).  Si vous ne recevez plus de nouvelles de vos partenaires, c'est la première chose à vérifier.

  • Informez vos coéquipiers, s'il y a lieu, des contraintes qui restreignent votre accès au courrier électronique.

  • Prévenez vos correspondants des périodes où vous ne pouvez avoir accès à votre boîte aux lettres. Par exemple, des vacances prolongées qui s'annoncent.

  • Répondez à vos messages dans les plus brefs délais, par courtoisie, et pour profiter de la rapidité du courrier électronique.

  • Si vous ne pouvez y apporter immédiatement toute l'attention attendue, confirmez la réception d'un courriel (e-mail) en précisant que vous y répondrez sous peu; vous apaiserez ainsi l'angoisse de votre correspondant.

  • Identifiez bien l'expéditeur et le destinataire, surtout si l'adresse électronique de votre interlocuteur est aussi utilisée par d'autres personnes (adresse électronique de groupe, par exemple).

  • Rédigez des messages clairs et concis (questions précises, tâches à accomplir, etc.). Pour ce faire, identifiez vos besoins ou précisez le travail attendu.

  • Préciser le délai (date) où vous espérez une réponse tout en prenant en compte les contraintes de vos correspondants.

  • Exploitez les outils que vous offre votre logiciel de messagerie (style et couleur des polices de caractères, surlignage, fabrication d'une liste d'adresses de tous vos coéquipiers, annexe de fichiers, etc.).  Vous pourrez ainsi transmettre vos fichiers de textes et d'images, ajouter vos suggestions aux textes de travail, identifier vos corrections dans le texte que vous transmettrez au membre responsable de la rédaction finale, etc.

  • Évitez de heurter le ou les destinataires de votre message, soyez diplomate et poli.  N'oubliez pas que si les paroles s'envolent, les écrits restent.  Il y a des façons de dire et de faire. Avez-vous déjà entendu parler de la nétiquette?

Précisions :

Une adresse électronique ne comporte jamais d'espaces vides ni de caractères accentués. Elle est toujours constituée d'un nom d'usager suivi du symbole arobas « @ » et du domaine du fournisseur d'accès à Internet.

Exemples :

  • jo.bleau@yahoo.fr (fictive)

  • j.bleau@caramail.com (fictive)

  • jo_bleau@voila.fr (fictive)

Sachez distinguer une adresse de courrier électronique d'une adresse de site Internet :

  • Exemple d'adresse de courriel :  jobleau@hotmail.com

  • Exemples d'adresses de sites Internet :  http://www.tarteauxfruits.fr,   http://tartealacreme.qc.ca

Vous trouverez dans notre Livret de signets des fournisseurs d'adresses électroniques gratuits.

Pour en apprendre plus sur l'utilisation du courrier électronique :

Politique de confidentialité

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