Le courrier électronique comme outil de travail en projet

Dans le cadre de cette activité, des groupes formés de trois élèves québécois de troisième, de quatrième et de cinquième secondaire sont jumelés à des groupes de trois étudiants français de troisième et de seconde ¹.  Un tuteur québécois et un tuteur français supervisent chacune des équipes. Huit individus, ne s'étant jamais rencontré, doivent donc parvenir, dans un délai de quatre mois, à s'entendre sur un sujet commun, à rédiger conjointement un récit historique et à le publier sdans Internet. Comme défi de communication et de collaboration, avouez que l'on ne fait pas mieux, surtout que l'expérience des participantes et des participants fait souvent cruellement défaut.  Énumérons les étapes et les tâches inhérentes à un tel projet : ²

Le courrier électronique s'avère un instrument incomparable pour aider les jeunes à accomplir la plupart de ces tâches et à franchir chacune de ces étapes. Bien que techniquement facile d'emploi, la messagerie électronique n'est pas sans surprise, surtout pour ceux et celles qui négligent de respecter les conventions d'utilisation de ce puissant outil de communication. 

Première étape, première surprise : 

Dès l'étape de la prise de contact, des élèves ne consignent pas correctement leurs adresses électroniques sur les fiches d'inscription. Résultat : à la première tentative de contact, le système Internet retourne un message qui ressemble à ceci : "User unknown". En effet, bien que les usagers d'Internet puissent communiquer en français, le système de gestion du serveur de réseau répond invariablement en anglais. Comme ces interventions sont rarissimes, cela n'est pas trop irritant ³.  Que faire avec une adresse de courriel erronée? Téléphoner?  Au premier appel, les élèves comprendront ce que signifie l'expression décalage horaire. Un jeune québécois téléphone à son vis-à-vis français à sept heures du soir, il apprend rapidement que la terre est ronde et que les fuseaux horaires sont autres choses que des lignes sur une mappemonde exhibée par le professeur de géographie. Par ailleurs, quand il tente de téléphoner au cours de la journée, il ne rejoint habituellement pas son interlocuteur. Bref, il découvre les attraits d'Internet qui permet une communication asynchrone. C'est-à-dire que si l'on vous poste un message, il vous attend sagement dans votre boîte aux lettres, même si vous êtes absent. Vous pourrez y répondre plus tard, par un simple « clic » de votre souris. Réponse que votre interlocuteur recevra et lira au moment de son choix et auquel il répondra également d'un simple « clic ». Vous pourriez ainsi entretenir une conversation en différé (asynchrone) pendant des semaines, sans inconvénient. Sans inconvénient?… à la condition de respecter certaines règles de la communication électronique.

Deuxième étape, deuxième surprise : 

Les élèves expédient un message électronique (courriel, mél, e-mail, mail) à leurs collègues d'outre-mer afin de convenir d'un sujet commun et d'une démarche commune. Sept jours plus tard, encore aucune réponse. Panique en la demeure. Les élèves nous écrivent : « Le groupe avec lequel nous étions jumelés a abandonné l'équipe! Que faire? ». Le onzième jour, arrive enfin la réponse des confrères d'outre-mer. Ils avaient soigneusement préparé leur réponse dans le plus grand secret, l'avaient fait lire et relire par leur tuteur pour correction et approbation et, le jour venu, ils avaient expédié leur message, bien rédigé, impeccable à leurs coéquipiers d'outre-Atlantique angoissés.

C'est un peu comme si, pendant une conversation téléphonique, nous consultions constamment notre grammaire et notre dictionnaire tout en discourant avec notre interlocuteur. Internet n'est pas un outil de communication qui se prête à ce genre d'échanges. Par ailleurs, il faut apprendre à connaître les us et coutumes de son interlocuteur et les respecter tout en lui faisant admettre ses propres habitudes de travail. La plupart des équipes qui ne terminent pas leur site Web n'abandonnent pas pour des raisons techniques, informatiques ou financières, ni même par manque de temps, mais parce que les coéquipiers ne sont pas parvenus à établir une communication véritable, respectueuse de l'autre et ouverte à la différence et à la coopération. Nous avons l'habitude de dire que l'utilisation d'Internet à l'école pose de petits problèmes techniques, de grands problèmes pédagogiques et d'immenses problèmes communicationnels et humains.

Les conditions d'accès à l'instrument de communication peuvent être très différentes en France et au Québec. Ainsi, l'expérience démontre que, parfois, des jeunes Français n'ont accès aux ordinateurs qu'à l'école et à des moments très précis pendant la semaine. Les jeunes Québécois pour leur part disposent habituellement, ou plus souvent, d'un ordinateur et d'un branchement Internet à la maison. 

Voici un conseil qui peut vous éviter bien des inconvénients. Lorsque vous recevez un message électronique, répondez immédiatement ou confirmez sa réception en précisant que vous y répondrez sous peu.

Troisième étape, troisième surprise :

La formulation des messages est souvent trop directe, sans préambule, sans identification du destinataire, sans référence à un échange antérieur. Parfois, des demandes d'aide sont formulées de telles sortes que l'interlocuteur se sent conscrit, sans possibilité de réplique autrement que par la fuite. Il faut se rappeler que la messagerie électronique, par son instantanéité, nous porte à être très expéditif dans nos échanges. L'interlocuteur peut se sentir agressé par un message trop direct ou mal formulé. C'est un travers qu'il faut combattre. La courtoisie et la politesse doivent toujours être de mise. C'est primordial.

C'est pourquoi nous vous conseillons de formuler clairement votre requête, en identifiant préalablement l'interlocuteur, en indiquant quel est le délai souhaité pour répondre, en utilisant le conditionnel plutôt que l'impératif, en fournissant les référents, les sections de texte antérieur auxquelles le message donne suite, en précisant qui écrit et à qui acheminer la réponse, en terminant le message par une formule de politesse, en expédiant le message autant que possible à tous les membres de l'équipe afin que chacun se sente responsable du suivi du travail et du respect des échéances. N'oubliez pas d'envoyer une copie de vos échanges à votre tuteur. Il fait aussi partie de votre équipe et il ne peut être efficace que s'il est étroitement impliqué. Le fait de travailler constamment en différé, séparé par des milliers de kilomètres, réclame une très grande rigueur dans l'organisation des communications et un flux régulier d'information.

Ne s'identifiant pas, n'indiquant pas à qui s'adressait leur message et dans quel contexte cet échange épistolaire s'inscrivait, les élèves sont parfois stupéfaits des réponses obtenues. Ils découvrent que plusieurs élèves n'ont d'autre recours que de donner l'adresse de courriel de l'école. Imaginez la secrétaire d'un établissement recevant le message suivant : « Nous avions convenu que tu m'appellerais cet après-midi. Que se passe-t-il? »  À qui s'adresse cette missive? De qui provient-elle? Quel est l'intention véritable de l'interlocuteur? Il est évidemment impératif d'indiquer le nom de son interlocuteur, la date d'expédition, le cadre de l'échange, le nom de celui qui expédie le message ⁴.  Il est même indiqué de souligner le moment le plus propice pour vous rejoindre.

Quatrième étape du travail, quatrième écueil : 

Comment utiliser le courrier électronique pour recueillir de l'information? 

On peut utiliser le courrier électronique pour adresser un message, une requête, une demande de renseignement à une personne en particulier, à un groupe de personnes bien identifié (tous les membres de l'équipe par exemple) ⁵, ou encore, à un grand nombre de personnes inconnues, abonnées à une liste de diffusion, ce que nous appellerons un « appel à tous », comme une bouteille jetée dans les eaux du cyberespace. Voilà une opportunité que n'offre aucun autre moyen de communication.  Dans ce dernier cas, cependant, par mesure de sécurité, nous vous conseillons d'utiliser une autre adresse que celle que vous utilisez habituellement pour le concours.

Le courrier électronique est, en effet, un vecteur très utile pour obtenir des renseignements, demander conseil ou lancer un appel à tous. De nombreux internautes, ils sont aujourd'hui plus de 300 millions dans le monde, ne demandent pas mieux que vous aider, à la condition que vous respectiez quelques règles de base. Il est si facile d'inonder ses interlocuteurs d'une pluie de sollicitations plus ou moins impératives, plus ou moins opportunes, plus ou moins précises, des demandes d'aide à tout va dans le but d'obtenir facilement ce que d'aucuns n'ont pas le courage de chercher dans la documentation qu'ils ont déjà sous la main ⁶.  C'est pourquoi il est important de brider votre ardeur et d'utiliser la messagerie électronique à de meilleures fins.

Voici quelques consignes de base que nous a enseignées le concours Histoires et regards croisés et qui vous assureront un succès maximum dans vos requêtes sur Internet. Vous devez bien réfléchir à ce que vous allez demander et ne pas formuler votre demande n'importe comment. Le requérant doit s'identifier clairement en indiquant son nom, son institution et son statut : élève, enseignant, conseiller, etc. Le travail en cours pour lequel vous sollicitez de l'aide doit être brièvement présenté. La concision et la précision sont toujours de mise sur Internet. Il peut être intéressant de présenter l'état d'avancement de vos travaux. Ensuite, posez le problème qui vous amène à faire un appel à tous, ou à adresser une demande à telle personne ou à tel groupe. Indiquez, s'il y a lieu, une date limite pour obtenir une réponse. Terminez par une formule de politesse.

Ces conseils sont valables que le message s'adresse à une liste de diffusion ou aux membres de l'équipe. Par ailleurs, vous devez également éviter de lancer un appel dans toutes les directions. Un tel appel à tous amène parfois une grande quantité d'informations souvent divergentes ou hétéroclites. Il est tentant, surtout si le travail est mal planifié, de se laisser guider au gré des surprises que ramènent votre filet jeté à la mer. Encore un écueil à éviter. 

Cinquième, sixième et septième étapes : 

La rédaction, la révision, l'illustration et la correction du texte de votre production. 

Le courrier électronique s'avère ici un outil simple et des plus précieux. Nous avons déjà vu des chercheurs dépenser des sommes considérables pour s'équiper de logiciels sophistiqués pour arriver à se doter d'un espace de travail commun sur Internet afin que chacun puisse y déposer ses textes et y proposer des modifications aux textes de leurs collègues tout en laissant un indice de ces modifications pour approbation. Un logiciel de messagerie, utilisé intelligemment, peut tout aussi bien faire l'affaire. Ainsi, l'un des membres de l'équipe doit prendre l'initiative de rédiger une première ébauche du texte. Il doit être convenu que chacun identifiera ses corrections (ajout, retrait ou réécriture) par un code de couleur ou par un symbole. Chacun devrait conserver une  copie du texte après qu'il l'ait modifié. Il doit être convenu qu'après un premier tour de table, le texte doit revenir à l'auteur de la première ébauche pour une conciliation et une réécriture.

Ce n'est que par la suite, après avoir procédé à un ou deux tours de consultation, que les membres de l'équipe chargés de réaliser les pages Web ou de produire le code HTML (non nécessaire si vous utilisez un éditeur de page Web de type WYSWYG (« What You See What You Get ») peuvent procéder à la traduction du texte et à son édition sur le Web. Trop d'équipes se lancent trop tôt dans la réalisation des premières pages Web et prennent ensuite prétexte de cette réalisation technique pour refuser toute modification jugée trop difficile, trop longue ou trop complexe.

En respectant ces quelques règles simples, six élèves peuvent parvenir à rédiger une histoire ou un regard croisé de vies franco-québécoises en se servant presque uniquement de la messagerie électronique. L'écueil à éviter ici est de laisser l'un des élèves rédiger seul le texte ou réaliser seul les pages Web. Des équipes se sont dissoutes, des travaux ont avorté, parce que des coéquipiers ont eu le sentiment que le travail se réalisait sans eux. J'ai l'habitude de dire qu'avant de brancher son réseau d'ordinateurs, il est préférable de « brancher » son réseau de collaborateurs.

La 11^e édition du concours "Histoires et regards croisées" est en cours.  Au cours de la première semaine du mois de juin 2008, nous connaîtrons le nom des trois équipes lauréates qui se mériteront un voyage en France ou au Québec. Il est à parier que ce sera une équipe qui aura appris à manier délicatement, précisément et efficacement ce puissant outil de communication que la technologie moderne met à leur disposition, ouvrant ainsi leur école sur le Québec tout entier, sur la France et sur le monde.

Notes :

1  Vous pouvez consulter le tableau des équivalences à l'adresse http://concours2008.educationquebec.qc.ca/equivalences2008.htm.    

2  Vous trouverez, sur le site du concours Histoires et regards croisés, un guide de réalisation d'une recherche. Voir http://concours2008.educationquebec.qc.ca/guide2008.htm.

3  Une adresse électronique ne comporte jamais d'espace vide et comporte toujours un nom d'usager, le symbole arobas @ et le domaine du fournisseur d'accès à Internet.  Exemple : jbleau@videotron.ca (adresse fictive). 

4  Il est sage de se forger une signature électronique comprenant votre nom, titre, téléphone (optionnel) et courriel. Ainsi, chaque fois que vous expédiez un message, votre interlocuteur recevra toutes les informations requises pour vous répondre.  Exemple : Jo Bleau, membre de l'équipe X, courriel : jbleau@videotron.ca (adresse fictive). 
Important : n'utilisez cette adresse que pour communiquer avec vos partenaires ou avec les responsables dans le cadre du concours Histoires et regards croisés. N'utilisez pas d'autres adresses car il est possible que des filtres antipourriels les refusent si elles ne sont pas reconnues par le logiciel de messagerie de votre interlocuteur. C'est souvent le cas avec les logiciels de messagerie gratuite tels Hotmail, Yahoo, Laposte, etc.

5  Il est conseillé d'établir une liste de diffusion privée chaque fois que vous entreprenez un travail coopératif dans Internet. Tous les logiciels de messagerie offrent la possibilité de créer des groupes d'adresses électroniques, ce qui vous permet, en expédiant un seul message, de joindre tous les membres de l'équipe (incluant les tuteurs) et de tenir ainsi tout le monde informé de vos travaux.

6  Vous trouverez de nombreux textes, sites Web, documents et références pouvant guider votre recherche dans notre livret de signets.  Le site de l'Association-France-Québec met également à votre disposition une bibliographie et une sitographie très utiles à consulter.     

Source :  page réalisée par Robert Bibeau, pour l'édition 1998-1999, actualisée pour l'édition 2007-2008.