MESSAGE HEBDOMADAIRE No 8

Difficulté dans les communications?

Avec le soutien constant des tuteurs, les communications rassidues entre les deux parties d'une équipe sont essentielles à la réussite de votre participation au concours Histoires et regards croisés.

Puisque le courrier électronique semble le moyen d'échange à privilégier, voici quelques conseils de première importance pour assurer son bon fonctionnement et éviter les ennuis : 

  • Les tuteurs d'une équipe devraient s'échanger leur adresse électronique (voire même, leur numéro de téléphone personnel). Cette précaution pourrait devenir une question de survie pour certaines équipes. Mieux vaut prévenir que guérir. 

  • En prévision des congés, chaque équipe devrait disposer d'adresses électroniques indépendantes de celles des établissements ou organismes (lycées, collèges, écoles, académies, commissions scolaires). Ces adresses ne sont habituellement pas fonctionnelles pendant les congés scolaires. Il en va de même pour les tuteurs. Il arrive même souvent que les serveurs institutionnels placent des filtres antipourriels étanches qui systématiquement bloquent tous les messages dont les adresses ne sont pas reconnues, empêchant ainsi la fluidité des échanges.

  • Visitez votre boîte aux lettres fréquemment, voire quotidiennement, surtout si vous avez l'habitude de télécharger et de vous échanger des documents volumineux tels photos, fichiers de musique, vidéos, etc. En ouvrant vos boîtes aux lettres, cela libère l'espace nécessaire pour recevoir vos messages. À défaut de quoi les messages seront retournés à l'expéditeur (mailbox unavailable).

  • Vérifiez vos adresses à l'occasion. Si vous ne les utilisez pas souvent, elles peuvent être désactivées par votre serveur de messagerie, surtout dans le cas des adresses de messagerie gratuites de type « Hotmail », «Yahoo », « Wanadoo », « Laposte », etc. Votre adresse est peut-être aussi filtrée par un filtre antipourriel mal configuré. Pour le faire, envoyez-vous un message à vous-même avec cette adresse. Si vous ne le recevez pas, c'est qu'il y a un problème. Il faudra peut-être la réactiver ou la changer ou encore prévenir l'administrateur du serveur concerné.

  • Informez vos coéquipiers des contraintes qui restreignent votre accès au courrier électronique. Précisez les journées d'accès à votre boîte à lettres. Si vous changez d'adresse, n'oubliez pas de les prévenir et de nous prévenir. 

  • Si vous devez consulter vos équipiers avant de répondre, confirmez sur-le-champ la réception d'un courriel en précisant que vous y répondrez sous peu. 

  • Rédigez des messages clairs et concis : questions précises, tâches à accomplir, etc. 

  • Préciser la date à laquelle vous espérez une réponse tout en prenant en compte les contraintes de vos correspondants. 

  • Identifiez bien l'auteur du message (nom, prénom, # d'équipe). 

  • Identifiez également le destinataire si l'adresse électronique de votre interlocuteur est aussi utilisée par d'autres personnes (adresse électronique de l'établissement par exemple). Dans ce cas, prévenez le gestionnaire de la boîte aux lettres ou mieux, demandez-lui une adresse exclusive ou obtenez-en une d'un fournisseur de services Internet. Vous trouverez dans notre signet Adresses de courriel gratuites une liste de fournisseurs d'adresses de courriel gratuites. 

  • N'utilisez que les adresses connues de vos interlocuteurs et des responsables du concours. S'il y a des changements, veuillez les prévenir. Ces adresses sont déjà inscrites dans la « liste d'amis » de nos filtres antipourriels. 

  • Demandez à vos partenaires, s'ils ont un logiciel antipourriel, d'ajouter votre adresse dans leur « liste d'amis » (friends list). Ça évitera les rejets ou les « retour au destinataire ». 

  • Évitez d'utiliser des expressions trop "subjectives" ou ambiguës dans le libellé de votre adresse électronique (ex. thesexygirlsfan@wanadoo.fr, the gogoboyscool@hotmail.com, etc.). Ce type d'adresses (exemples fictifs) est habituellement considéré comme suspect et filtré par la plupart des logiciels antipourriels. Vous ne serez donc pas étonnés de ne pas recevoir de réponse à vos messages puisque les chances sont très grandes qu'ils ne se rendent jamais à destination.

  •  Vous seriez gagnants en envoyant toujours une copie de vos échanges à votre tuteur (ou tutrice) ainsi qu'à celui ou celle de vos partenaires. En cas de difficulté, ils seront plus en mesure de vous aider puisque mieux informés de l'état de vos relations avec vos partenaires. Plus il y a d'interlocuteurs, plus il y a de chances que vos messages soient reçus, lus et répondus dans des délais raisonnables. 

  • Évitez de heurter les destinataires de votre message, soyez toujours diplomates et polis. Vous n'avez rien à gagner à déployer votre manque de savoir-vivre. Vous êtes une peu, en quelque sorte, des ambassadeurs de votre pays respectif. Ne lui faites pas honte. 

  • Exploitez les outils que vous offre votre logiciel de courriel (styles et couleurs des polices de caractères, surlignage, fabrication d'une liste d'adresses de tous vos coéquipiers, annexe de fichiers, envoi de copies conformes (Cc), etc.). Vous pourrez ainsi transmettre vos fichiers de textes et d'images, ajouter vos suggestions aux textes de travail, proposer vos corrections dans le texte que vous transmettrez au membre responsable de la rédaction finale, etc. 

Rappels importants :

1.  Les équipiers français de la zone B (équipes 2, 3, 5, 6, 11, 12, 13, 14, 16, 18, 19, 21, 24, 25, 26, 27, 28, 30, 32, 33, 36, 37, 39, 40, 41, 42, 44, 45, 46, 47, 48 et 50) sont maintenant de retour en classe. Ceux des zones A et C sont actuellement en congé. Dans le cas de la Zone A, c'est depuis le 16 février jusqu'au 3 mars. Cela concerne les équipes 15, 20, 23, 29, 31, 34, 38 et 49. Pour la Zone C, c'est depuis le 23 février jusqu'au 10 mars : équipes 1, 4, 7, 8, 9, 10, 17, 22, 35, 43 et 51. Pour plus de détails, voir Calendrier : http://concours2008.educationquebec.qc.ca/calendrier2008.htm.

2.  Tous les équipiers québécois, quant à eux, entreprendront simultanément leur congé du printemps du 25 au 29 février pour certains et du 3 au 7 mars pour les autres (à vérifier auprès d'eux). Les équipes doivent donc planifier leurs échanges et leur travail en conséquence.

3.  Même si, en théorie, ça ne devrait pas être le cas, ces congés peuvent parfois expliquer certains retards dans les réponses aux courriels que vous envoyez à vos partenaires. Il n'est donc pas approprié, si c'est le cas, de prendre panique et de croire qu'ils vous ont pour autant abandonnés. Donc, avant de prendre des décisions trop hâtives, nous vous suggérons d'attendre que tous les partenaires soient revenus en classe.

4.  N'oubliez pas de faire, si vous ne l'avez pas encore fait, votre demande d'hébergement pour votre site sur le serveur. La procédure est expliquée à la page : http://concours2008.educationquebec.qc.ca/hebergem2008.htm.  À ce jour, 17 équipes se sont déjà acquittées de cette obligation. 

Bonne semaine.

Michel Lefranc
Responsable du concours en France
http://www.francequebec.fr/activites/hc/hc_sommaire.htm

Raymond Soucy
Webmestre et responsable du concours au Québec
http://concours2008.educationquebec.qc.ca/

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