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MESSAGE
HEBDOMADAIRE No
2
Courrier
électronique et respect de la nétiquette
Comme
vous l'avez sans doute déjà constaté, le concours Histoires et regards
croisés repose en très grande partie sur l'utilisation du courrier
électronique. Or, l'utilisation du courrier électronique peut constituer une
des embûches majeures au succès de votre équipe.
Voici
donc, pour vous aider à utiliser judicieusement cet outil indispensable,
quelques règles essentielles de l'échange par courrier électronique :
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Visitez
votre boîte aux lettres fréquemment, voire quotidiennement;
quelqu'un attend peut-être une réponse à un message qu'il vous a
envoyé. Il n'y a rien de plus insécurisant et démotivant d'attendre une
réponse qui ne vient pas! C'est une habitude qu'il faut prendre dès
maintenant, si vous ne l'avez pas déjà prise, pour toute la durée du
concours. Ne soyez pas les propres artisans de votre malheur! On ne le
répétera jamais assez, c'est ce qui va permettre à votre équipe
d'avoir du succès et de se rendre jusqu'au bout de l'aventure.
L'expérience des 10 dernières années a clairement démontré que la
principale cause d'abandon ou de démotivation est l'absence de
communication, ou plutôt le retard à répondre aux messages des
partenaires, et ce, particulièrement pendant la période de planification
du travail, pendant les congés scolaires et à l'approche des dates
limites pour chaque opération majeure du concours (inscription, jumelage,
demande d'hébergement, dépôt final du site sur le serveur).
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Si
vous ne pouvez y apporter immédiatement toute l'attention attendue, confirmez
la réception d'un courriel en précisant que vous y répondrez sous
peu; vous apaiserez ainsi l'angoisse bien légitime de vos correspondants.
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Prévenez,
s'il y a lieu, vos partenaires d'outre-Atlantique des périodes où vous
prévoyez ne pas avoir accès à votre boîte aux lettres (absences
prolongées, maladies, voyages, problèmes techniques, etc.).
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Certaines
équipes utilisent la messagerie instantanée (MSN) pour échanger. C'est
un moyen d'échange rapide, interactif et efficace. Mais nous vous
demandons, dans ce cas, d'utiliser autant que possible, les adresses
officielles de votre groupe (celles fournies à l'inscription). Si
vous deviez en créer d'autres, n'oubliez pas de nous en prévenir pour
que nous les inscrivions dans nos carnets d'adresses. Car si vous essayez
de communiquer avec nous en utilisant des adresses autres que celles qui
nous sont connues, vous risquez de voir vos messages interceptés par nos
filtres antipourriels. Nous recevons plus de 300
courriels par semaine, nous devons donc nous protéger. La plupart des
logiciels de messagerie utilisent des « listes d'amis » (friend lists) et des
« listes noires » (blacklists). Les adresses
inconnues se retrouvent souvent dans cette dernière catégorie et, ainsi,
ne se rendent pas à destination la plupart du temps.
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Identifiez
bien le destinataire surtout si l'adresse électronique de votre
interlocuteur est aussi utilisée par d'autres personnes (adresse
électronique de l'établissement par exemple). Précisez la date ou le
délai auquel vous espérez une réponse tout en prenant en compte les
contraintes de vos correspondants (décalage horaire, congés, etc.)
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Identifiez-vous
convenablement sous la forme d'une signature comportant votre nom, adresse
électronique, numéro d'équipe (ne pas confondre avec le numéro du
groupe à l'inscription). Un groupe, c'est composé de trois
élèves et d'un tuteur. Une équipe, c'est composé de six
élèves et de deux tuteurs. Les numéros de l'un et de l'autre ne
correspondent pas la plupart du temps.
-
Envoyez
toujours des copies de vos messages (sections À ou Cc
de votre logiciel de messagerie) à tous les membres de l'équipe
(équipiers, partenaires d'outre-Atlantique, tuteurs français et
québécois). Utilisez toutes les adresses certifiées pour les rejoindre.
Vous aurez ainsi plus de chances que vos messages soient reçus, lus et
répondus dans des délais acceptables.
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Pour
des raisons de sécurité et pour se conformer aux lois sur la
protection des renseignements personnels de personnes d'âge mineur,
les fiches d'inscription des groupes contenant des informations
nominatives sur les participants (nom, âge, adresse de l'école, adresses
électroniques) ont été retirées du site du concours. Si vous avez perdu
les coordonnées de vos partenaires, vous pouvez nous les demander. Nous
vous les communiquerons par courriel. Dans ce cas, la demande doit
exclusivement nous être acheminée par le tuteur ou la tutrice du
groupe.
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N'utilisez
jamais les adresses utilisées pour le concours à d'autres fins que
celles pour lesquelles elles ont été créées. Il est interdit de se
servir de ces adresses pour participer à des forums, des blogues,
envoyer des pourriels (messages publicitaires), chaînes de lettres
ou autres activités du genre. Si par malheur vous récoltiez des virus,
troyens ou autres "bibittes" malveillantes du genre, vous
risqueriez de contaminer vos coéquipiers, vos partenaires, voire même
tout le réseau.
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Assurez-vous
que votre logiciel antivirus est mis à jour régulièrement.
Si vous n'en avez pas, faites-vous un devoir de vous en procurer un de
toute urgence. Il y en a des versions gratuites sur Internet (ex. AVG,
version gratuite). Il est très efficace et facile à utiliser. Il est
même aussi fortement conseillé d'utiliser des logiciels antitroyens
(genre Windows defender, Ad-Aware ou SpyBot). Ces
logiciels sont également disponibles gratuitement sur Internet. On ne
peut plus se promener sur Internet sans protection. C'est une question de
sécurité pour soi-même, de civisme et de respect élémentaire envers
ses correspondants.
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Est-il
besoin de vous rappeler que l'utilisation du courrier électronique
implique des règles strictes que vous ne devez pas négliger. On
appelle ça, la nétiquette. Si vous ne connaissez pas ces règles,
je vous invite à consulter le signet suivant qui traite, entre autres, de
la nétiquette (règles de bienséance pour les communications
électroniques) : signet Droits
et devoirs reliés à l'utilisation d'Internet.
Le
manque d'éducation, de politesse ou de courtoisie dans les échanges est, en
effet, l'autre écueil majeur qui menace les équipes. Ce concours vise la coopération
franco-québécoise et non la confrontation. C'est donc une
occasion privilégiée, pour les participants, de développer leur sens du
civisme. Par conséquent, nous ne pouvons tolérer les discours grossiers ou
orduriers, les blasphèmes, les attaques personnelles, etc. (voir règlement
# 20). Nous invitons
d'ailleurs les groupes qui en seront victimes à nous le signaler aussitôt,
en identifiant clairement les groupes fautifs. Ces groupes risquent des
sanctions qui peuvent aller jusqu'à la disqualification. Étant donné son
caractère international et éducatif par surcroît, il n'y a pas de place
pour les « cybervoyous » dans ce concours.
Si
vous n'avez pas encore repris contact avec vos partenaires, il est plus que
temps de le faire. N'attendez pas que les congés viennent perturber vos
échanges (voir Calendrier).
N'hésitez
pas à nous contacter si vous éprouvez des problèmes de communication. Ne
tolérez pas de silences qui se prolongent plus d'une semaine.
C'est une question de survie pour votre équipe. Nous pourrons peut-être vous
aider à rétablir les ponts si nous sommes prévenus à temps.
Bonne
semaine !
Michel Lefranc
Responsable du
concours en France
http://www.francequebec.fr/activites/hc/hc_sommaire.htm
Raymond Soucy
Webmestre et
responsable du concours au Québec
http://concours2008.educationquebec.qc.ca/
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